Hoe reageren 502 vooraanstaande, Nederlandse organisaties op sollicitaties?

Het onderzoek


 

1.  Het onderzoek

 

Het belang van diversiteit en een goed imago is groot voor organisaties. Door verduidelijking van deze begrippen leggen we de basis voor het verdere onderzoek in de vorm van de mysterie sollicitatie en de vacaturescan.

 

1.1  Het belang van diversiteit

Onder diversiteit worden alle aspecten verstaan, waarin mensen van elkaar verschillen. Niet alle aspecten van diversiteit zijn even goed waarneembaar, zoals wensen, behoeften en competenties. Daarom wordt bij diversiteit meestal een smalle definitie gehanteerd van dit begrip. Deze smalle definitie beperkt zich tot de groepen geslacht, leeftijd en etniciteit[1]. In de onderstaande afbeelding[2] is het verschil tussen de waarneembaarheid van het begrip diversiteit weergegeven.

     

 Figuur  SEQ Figuur \* ARABIC 1.1 Brede en smalle definities van diversiteit

De overige aspecten waarin mensen verschillen, zoals vaardigheden en overtuigingen, zijn minder goed waarneembaar. Ieder aspect van diversiteit houdt echter met elkaar verband. De onzichtbare verschillen blijven niet een heel mensenleven gelijk. Deze aspecten zijn tijdsgebonden, veranderbaar en te ontwikkelen. Mensen denken in het dagelijks leven vaak in tweedelingen, zoals: zwart-wit, jong-oud en goed-fout. Dit geeft geen gescheiden wereld aan, maar een verbondenheid. De uitdrukking: ‘Wie zijn wij, als zij zij niet meer zijn?[3]’ geeft aan dat het gaat om hoe wordt omgegaan met de afstand tussen elkaar. Dat er verschillen zijn tussen mensen is met andere woorden niet relevant.

 

Door diversiteit toe te passen in de samenstelling van het personeelsbestand bewerkstelligen organisaties een meer overwogen besluitvorming en een hogere creativiteit. Culturele diversiteit[4] verruimt de waarden en opvattingen van organisaties. Volgens Van Dijk et al. is de multiculturele samenleving die is ontstaan door diversiteit, het maatschappelijk kapitaal. Het voordeel van diversiteit is dat de veerkracht van de samenleving wordt vergroot door het vergroten van de verschillende zienswijzen en oplossingsstrategieën. Diversiteit is een ontwikkelingsruimte voor nieuwe methoden en een bron van nieuwe inzichten en geen beheersprobleem[5].

 

1.1.1 Sociaal-demografische factoren

Dit is niet de enige reden om gebruik te maken van diversiteit in een organisatie. Door globalisering en de toegenomen arbeidsparticipatie van vrouwen en minderheden is de Nederlandse arbeidsmarkt zeer divers geworden[6]. Daarnaast heeft Nederland al jaren te maken met een ontgroening en vergrijzing van de beroepsbevolking. Hierdoor ontstaat een zogeheten krapte op de arbeidsmarkt[7]. De economische crisis van 2008 heeft deze krapte op de arbeidsmarkt iets weten uit te stellen. Om de krapte enigszins op te kunnen vangen is een hogere arbeidsparticipatie in Nederland vereist. De Nederlandse samenleving is door de globalisatie en immigratie ook diverser geworden. Door deze diversiteit tevens toe te passen in hun personeelsbestand zijn organisaties afspiegelingen van de samenleving, net als hun klanten. Op deze wijze kunnen zij beter inspelen op de behoeften die hun klanten hebben en krijgen. Voor de continuïteit van een onderneming is diversiteit een noodzakelijk aspect. Dit komt door de veranderingen op de arbeidsmarkt. Zonder dit aspect zullen organisaties stil blijven staan en wordt de kennis (niet tijdig) overgedragen op ander personeel. Daarnaast zal het niet mogelijk zijn voldoende personeel te vinden indien diversiteit niet wordt gestimuleerd. Diversiteit van de samenleving vereist een grotere tolerantie van afwijkingen. Er zal echter bewust aan dit aspect moeten worden gewerkt, omdat organisaties de neiging hebben ‘afwijkingen’ te isoleren, te neutraliseren, uit te sluiten of te assimileren[8].

 

1.1.2 Juridische effecten

Naast deze economische en sociaal-demografische aspecten van diversiteit bestaat ook een juridisch aspect. In de Algemene wet gelijke behandeling is het verboden onderscheid te maken op grond van ras, levensovertuiging, geslacht, godsdienst, homo- of heteroseksuele gerichtheid, politieke gezindheid, nationaliteit of burgerlijke staat (art 1 onder c). Het verbod op leeftijdsdiscriminatie is vastgelegd in de Wet gelijke behandeling op grond van leeftijd bij arbeid. Volgens de Nederlandse wetgeving mogen organisaties hun werknemers niet selecteren op de eerder genoemde kenmerken. Bij sollicitaties zou iedere werknemer een gelijke behandeling moeten krijgen. Organisaties mogen uiteraard wel selecteren op benodigde kennis en ervaring.

 

Zoals eerder is omschreven, is de Nederlandse arbeidsmarkt steeds diverser geworden door sociaal-demografische ontwikkelingen. Om hierop in te kunnen spelen is een zogenaamd diversiteitsbeleid nodig, wat uiteenlopende voordelen biedt. Een gevarieerd personeelsbestand leidt eerder tot meer creativiteit binnen organisaties. Een dergelijk beleid kan het talent van medewerkers volledig benutten. Organisaties die dit toepassen zullen door de toename van creativiteit innovatieve diensten en producten kunnen ontwikkelen. Organisaties spreken door het diverse personeelsbestand een bredere groep klanten aan, omdat meer mensen zich met de organisaties zullen identificeren. Dit kan leiden tot omzetstijging. Het hebben van een diversiteitsbeleid leidt ook tot imagoverbetering in de vorm van MVO (Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen) en ‘goed werkgeverschap’. De betekenis van ‘goed werkgeverschap’ wordt nog nader toegelicht. Door diversiteit in een beleid vast te stellen wordt rekening gehouden met de verschillende behoeften en wensen van medewerkers. Medewerkers verzuimen minder en zijn gemotiveerder aan het werk, waardoor de arbeidsproductiviteit stijgt. Deze motivatie komt deels voort uit de verbetering van de werksfeer[9].

 

Voor het succes van een diversiteitsbeleid een vereiste dat het management van de organisatie volledig achter dat beleid staat. Het management behoort het belang en de meerwaarde van diversiteit duidelijk te communiceren en uit te dragen. Medewerkers van organisaties behoren zich gewaardeerd en gerespecteerd te voelen. Hiervoor is een tolerante organisatiecultuur van belang, waarin iedere werknemer zich kan ontplooien. Vervolgens zal het diversiteitsbeleid tot het normale personeelsbeleid van organisaties moeten behoren. Alleen op deze wijze boeken organisaties duurzame resultaten.[10]

 

1.1.3 Effecten van een diversiteitsbeleid

De effecten van diversiteitsbeleid zijn moeilijk meetbaar, omdat het causale verband lastig te leggen is wegens de vele factoren die meespelen. Tevens brengen organisaties de effecten van beleidsveranderingen zelden exact in kaart. Dechant en Robinson menen dat verlaging van de verzuimkosten, lager personeelsverloop en grotere werknemerstevredenheid gunstige effecten zijn voor organisaties door het voeren van een diversiteitsbeleid[11]. Indien het diversiteitsbeleid goed wordt gemanaged, zou het daarnaast ook een verlaging van de juridische kosten kunnen betekenen, omdat minder juridische procedures behoeven te worden gevoerd wegens discriminatie. Dit effect uit zich vooral in de Verenigde Staten. In Nederland zal dit effect minder relevant zijn omdat Nederlanders niet zo eenvoudig naar de rechter stappen.

 


1.1.4 Goed werkgeverschap

In dit onderzoeksrapport is eerder de term ‘goed werkgeverschap’ ter sprake gekomen. Wanneer is echter een organisatie ook een goed werkgever? In 1997 is het huidige wetsartikel 7:611 BW over ‘goed werkgeverschap’ opgesteld. Dit artikel behandelt zowel de term ‘goede werkgever’ als ‘goede werknemer’. Letterlijk is opgenomen: De werkgever en de werknemer zijn verplicht zich als een goed werkgever en als een goed werknemer te gedragen.’ Met dit wetsartikel alleen kan men niet precies bepalen wanneer een werkgever en een werknemer zich aan artikel 7:611 BW houden of niet. Het is een vage norm, want het is immers niet duidelijk wat wordt bedoeld met ‘goede werknemer’ en ‘goed werkgever’. Het artikel is niet zonder reden in deze vage termen in de Nederlandse wet vastgelegd. Op deze manier is het niet nodig de wet regelmatig aan te passen, maar kan de wet ‘met zijn tijd meegroeien’. Het recht blijft hierdoor beheersbaar, terwijl de Nederlandse samenleving steeds complexer wordt. Door verschuivingen op het gebied van zekerheid voor werknemers is de invulling van ‘goed werkgeverschap’ en ‘goed werknemerschap’ veranderd. Vijftig jaar geleden werd een andere invulling gegeven aan wanneer men een ’goed werkgever’ of ’goed werknemer’ was dan tegenwoordig.

 

Tegenwoordig wordt van een werkgever erg veel verlangd, voordat deze als een ‘goede werkgever’ wordt aangemerkt. De werkgever moet zich houden aan het zorgvuldigheidsbeginsel, aan het motiveringsbeginsel en aan het vertrouwensbeginsel. Ook mag er geen misbruik van positie aan de orde zijn en mag geen willekeur worden toegepast.

 

Voor de hedendaagse invulling van ‘goed werknemerschap’ moet men vooral naar jurisprudentie kijken. Deze invulling beslaat onder andere de verplichting tot overwerk, medewerking bij wijziging van arbeidsvoorwaarden, geheimhoudingsplicht en de aansprakelijkheid voor schade die de medewerker aanricht[12]. Invulling van artikel 7:611 BW is behoorlijk veranderd in de loop der jaren, maar door de vage omschrijving blijft de invulling van dit artikel ‘up-to-date’.

 

Diversiteit vormt dus een belangrijk onderdeel van ‘goed werkgeverschap’ en zal in de werving en selectie van organisaties moeten zijn doorgevoerd. Iedere werknemer behoort een gelijke kans te krijgen bij de eerste selectie. Beoordeling zal plaats moeten vinden op grond van kwaliteiten van sollicitanten om te zorgen voor een divers personeelsbestand. Bij dit beleid zijn naast de sollicitanten ook de organisaties zelf gebaat. Diverse economische factoren zorgen voor hogere omzet en continuïteit van organisaties. In het SollRespons 2012 onderzoek zouden tussen de groepen sollicitanten van de smalle definitie van diversiteit, geen significante verschillen mogen voorkomen in de reactiesnelheid en reactiekwaliteit met betrekking tot sollicitaties.

 


1.2  Identiteit & imago

Een goed imago is voor organisaties erg belangrijk om klanten aan zich te binden. Een imago behoort een representatieve afspiegeling te zijn van de identiteit van een organisatie. De wijze waarop identiteit wordt uitgedragen, is hierbij van groot belang en bepaalt grotendeels het imago van de organisatie. C. van Riel omschrijft identiteit in zijn boek als ‘een verzameling van eigenschappen die door de leden van een organisatie als typerend worden beschouwd voor de eigen organisatie[13]. Het is belangrijk dat het imago overeenkomt met de identiteit van de organisatie.

Allereerst is het voor organisaties daarom nodig dat zij zichzelf goed kennen vanuit hun kern en weten waar zij voor staan. Vervolgens is het de kunst om dit naar buiten toe uit te dragen om een realistisch en positief imago te creëren. Het imago van organisaties komt dan ook grotendeels tot stand door het gedrag waarmee organisaties hun identiteit tot uiting brengen. Hierbij is de informatie die de organisaties verspreiden en de wijze waarop dit gebeurt essentieel. Ook moet rekening worden gehouden met de wensen en behoeften van de klanten, die uiteindelijk met hun oordeel het imago van de organisatie bepalen. Dit oordeel bepaalt of de klanten bereid zijn een relatie aan te gaan met de organisatie. Het oordeel dat klanten vormen, hoeft niet altijd op waarheid te berusten en kan gebaseerd zijn op onjuistheden. Dit kan bijvoorbeeld worden veroorzaakt door informatie die door de media naar buiten wordt gebracht of door verkeerde communicatie van de organisaties zelf. Door de toename van communicatiemogelijkheden zoals internet, hebben klanten een bijzonder groot bereik waarbinnen zij hun oordeel kunnen uiten en zeer snel kunnen verspreiden. Men zegt daarom ook wel: ‘reputatie komt te voet en gaat te paard’. In korte tijd kan een reputatie worden afgebroken, terwijl het juist veel tijd en inspanning vergt een sterk imago op te bouwen[14].

 

1.2.1 Imagoverslechtering

Een recent voorbeeld van het verkrijgen van een slecht imago is Hogeschool InHollandxe "Hogeschool InHolland", die voornamelijk door negatieve berichtgeving in de media zeer grote imagoschade heeft opgelopen. Hierdoor twijfelen organisaties, studenten en docenten aan de kwaliteit van het onderwijs binnen deze organisatie en de waarde van het diploma. Hoewel het de vraag is of het gevormde oordeel geheel gerechtvaardigd is, is er toch al een oordeel geveld waar deze organisatie niet zomaar vanaf komt. Zodra het beeld gevormd is, is het voor een organisatie erg lastig om dit weer af te schudden, omdat mensen het eenmaal gevormde oordeel niet zomaar loslaten[15]. Organisaties moeten daarom proberen hun gedrag en communicatie af te stemmen op de wensen en behoeften van hun doelgroepen om te zorgen dat zij een positieve indruk bij hen achterlaten.

 

Willen organisaties optimaal functioneren en blijven overleven, dan is het van belang een goed imago te creëren en te behouden. Hierbij is de meest belangrijke factor dat het imago wordt getoetst aan de eigen identiteit en aan de wensen van de klant, zodat de laatstgenoemde een positief oordeel over de organisatie zal vellen[16].

 

1.2.2 Imago bij werving & selectie

Ook bij het aantrekken en behouden van gekwalificeerd personeel dat past binnen de organisatie is de identiteit van een organisatie belangrijk. Een sterke en eenduidige identiteit vergroot het saamhorigheidsgevoel onder medewerkers, die zichzelf zullen herkennen in de identiteit van de organisatie. Dit vergroot de band die het personeel voelt met het bedrijf en levert gemotiveerde medewerkers op. Het personeel zal, omdat het zich thuisvoelt bij de organisatie, de organisatie minder snel verlaten. Zo hoeven organisaties minder tijd en geld te besteden aan de externe werving van personeel. Maar ook bij de externe werving van passend en gekwalificeerd personeel, is het verkrijgen en behouden van een sterke identiteit van essentieel belang. Door de identiteit op een homogene manier uit te dragen, ontstaat voor de diverse externe doelgroepen een herkenbaar beeld van de organisatie, waaraan zij zichzelf kunnen spiegelen. Met andere woorden: er ontstaat een krachtig en positief imago dat in overeenstemming is met de identiteit van de organisatie.

Zeker als de arbeidsmarkt veeleisender en krapper wordt, is het van belang dat organisaties in staat zijn zich te onderscheiden ten opzichte van de concurrent. Een positief imago, dat congruent is met de identiteit van de organisatie, is de sleutel om de juiste medewerkers aan te trekken én te behouden[17]. Daarnaast zullen ongeschikte mensen, die zich niet herkennen in de identiteit van een bepaalde organisatie, daar minder snel solliciteren. Naast het feit dat de gewenste sollicitant die zichzelf in het organisatieprofiel herkent, wordt aangemoedigd bij de organisatie te solliciteren, is de kans ook groter dat deze gekwalificeerde personen uit het eigen netwerk zal aandragen. Op die manier zorgt een organisatie voor een zo effectief en doelgericht mogelijke werving en selectie en een zo laag mogelijk verloop van werknemers.

 

1.2.3 Arbeidsmarktcommunicatie

Een belangrijk middel om een goede identiteit en een goed imago op de arbeidsmarkt te creëren is goede arbeidsmarktcommunicatie. Dit is een breed begrip, dat doelt op het doorlopende communicatieproces tussen werkgever, sollicitant en andere betrokkenen, met als doel het werven en binden van gekwalificeerd en passend personeel. Dit proces vindt zowel intern als extern plaats. Het SollRespons 2012 onderzoek spreekt voornamelijk over externe arbeidsmarktcommunicatie, omdat het zich richt op de externe werving van personeel. Dit neemt niet weg dat een samenhang bestaat tussen de beide vormen. Arbeidsmarktcommunicatie is in de laatste jaren steeds belangrijker geworden. Waar in de jaren ‘70/’80 de nadruk lag op het inkopen van arbeid op basis van diploma’s, werkervaring en bekwaamheid van sollicitanten, is dit in de jaren ‘90 langzaam veranderd in het verkopen van een interessante baan aan sollicitanten. Dit wordt ook wel job-marketing genoemd. Werkgevers kunnen zich tegenwoordig echter nauwelijks nog onderscheiden met de baan die ze aanbieden. Het concurrerend vermogen ligt nu veel meer in arbeidsvoorwaarden en andere zaken die gericht zijn op de wensen van sollicitanten. Het inkopen van arbeid verandert in het verkopen van de organisatie als aantrekkelijke werkgever aan potentiële sollicitanten.

Omdat de samenleving steeds diverser wordt en de wensen op de arbeidsmarkt zeer verschillend zijn, zal de werkgever in staat moeten zijn zich flexibel op te stellen en zich aan te passen aan de wensen van de verschillende soorten sollicitanten. Het belang van goede arbeidsmarktcommunicatie speelt een steeds grotere rol in het aantrekken van gekwalificeerd en passend personeel. Het is voor organisaties belangrijk te weten wat de belangrijkste drijfveren zijn voor sollicitanten om voor een bepaalde organisatie te kiezen en op welke punten sollicitanten afhaken. Uiteindelijk is het de kunst om hierop in te spelen via de juiste arbeidsmarktcommunicatie die enerzijds wordt afgestemd op de identiteit van de organisaties en anderzijds op de wensen van de te bereiken sollicitanten. Op die manier kunnen organisaties bepalen hoe zij zichzelf op de arbeidsmarkt presenteren als een zo aantrekkelijk mogelijke werkgever voor de beoogde sollicitanten.

1.2.4. Directe en indirecte aspecten

Bij arbeidsmarktcommunicatie kan sprake zijn van een directe en een indirecte boodschap die men wil overbrengen. Met de directe boodschap bedoelen we de rechtstreekse vraag naar personeel, bijvoorbeeld een vacaturetekst in een krant, waarmee organisaties duidelijk maken dat zij op zoek zijn naar nieuwe medewerkers die aan een bepaald profiel voldoen.

 

De indirecte boodschap richt zich op het scheppen van een positief beeld bij de gewenste sollicitanten op de langere termijn, zonder dit concreet over te brengen. Hieronder valt alle informatie die organisaties over zichzelf verspreiden en de manier waarop deze verspreiding plaatsvindt. Bij indirecte arbeidsmarktcommunicatie is het vooral van belang welke indruk organisaties achterlaten en welk imago ze creëren.

 

Steeds vaker kiezen sollicitanten voor een organisatie in plaats van voor een bepaalde functie.[18] Daarmee wordt de indirecte arbeidsmarktcommunicatie steeds belangrijker. Er zijn diverse onderzoeken die aantonen dat het aantal sollicitanten toeneemt, wanneer organisaties een positief imago hebben bij sollicitanten. Het grote voordeel van meer sollicitanten is dat organisaties kritischer en selectiever kunnen zijn, waardoor de kans groter is dat personen worden aangenomen die echt binnen de organisatie passen. Het voordeel van een positief imago onder potentiële werknemers is daarnaast ook, dat de persoon die wordt aangenomen zich prettig voelt binnen de organisatie en daar voor langere tijd zal blijven werken. Om de juiste sollicitanten te bereiken is het zaak dat organisaties niet alleen vanuit hun eigen identiteit en visie denken, maar zich ook inleven in de wensen en verwachtingen van potentiële werknemers. Het is dus voor organisaties belangrijk te weten hoe zij ervoor staan als het gaat om arbeidsmarktcommunicatie en op welke punten zij zich kunnen verbeteren. In het SollRespons 2012 onderzoek gaan we aan de hand van de onderzoeksresultaten in op de mate waarin organisaties voldoen aan de eisen van de arbeidsmarkt als het gaat om arbeidsmarktcommunicatie en waar de verbeterpunten liggen.

1.3 Mysterie sollicitaties

Het onderzoek richt zich enerzijds op de responssnelheid van organisaties en anderzijds op de kwaliteit en de mate van persoonlijkheid van de reactie op sollicitaties door organisaties. Om deze variabelen in kaart te brengen is een empirisch onderzoek uitgevoerd, waarbij door middel van mysterie sollicitaties de reactiesnelheid en de reactiekwaliteit zijn gemeten en geanalyseerd. Daarnaast zijn de websites met daarop de vacatures per organisatie, voor zover deze aanwezig zijn, gemeten en beoordeeld op kwaliteit. Iedere website bezochten en beoordeelden we aan de hand van de opgestelde criteria.

 

Om de verschillen te kunnen vaststellen tussen de eerder genoemde groepen sollicitanten, is het van belang dat per sollicitatie slechts één variabele afwijkt. Daarom is gebruik gemaakt van 12 verschillende typen sollicitanten, met een vrijwel identieke brief en cv, zodat zo min mogelijk andere variabelen invloed hebben op de onderzoeksresultaten. De sollicitanten zijn verdeeld in twee groepen van 6. De eerste 6 sollicitanten hebben eenmaal gesolliciteerd op de ene helft van de organisaties uit iedere branche. Op de andere helft van de organisaties uit de branche is eenmaal door de sollicitanten 1 tot en met 12 gesolliciteerd. Door een evenredige vertegenwoordiging per branche, kan elke solliciterende groep op een representatieve wijze met elkaar worden vergeleken.